View - Quito, Ecuador - Programa De Las Naciones Unidas Para El Desarrollo
Descripción
Detalles de la oferta:
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Descripción de la Oficina/Unidad/Proyecto: El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) ayuda al país a fortalecer sus capacidades para enfrentar los desafíos medioambientales y de energía a nível nacional y de la comunidad, buscando y compartiendo las mejores prácticas, proporcionando una política de asesoría innovadora y relacionando a los socios mediante proyectos que ayudan a las personas a construir modos de vida sostenibles. El PNUD implementa sus líneas de acción a través de proyectos y programas de apoyo a diferentes carteras de estado, en colaboración al cumplimiento de la planificación nacional para el desarrollo sostenible. Estos proyectos, que enfocan sus acciones en Desarrollo Sostenible, Biodiversidad, Calidad Ambiental, Cambio Climático y Energía cuentan con sus propias unidades de proyecto y espacios de gobernanza establecidos.
- A fin de agilizar el ritmo de implementación de dichos programas y proyectos, el PNUD requiere contratar un/a Asistente Administrativo(a) de Proyectos.
Alcance del Trabajo:
- Actuar como enlace administrativo entre los socios implementadores, PNUD y los proyectos.
- Brindar asesoría y capacitación constante a las Unidades de Proyectos respecto a las normas y procedimientos administrativos PNUD.
- Verificar que las solicitudes de pago, contratos, órdenes de compra, anticipos y liquidación de viáticos sean correctamente presentadas con los debidos respaldos y se tramiten de manera oportuna.
- Gestionar firmas de respaldos y autorizaciones necesarias por parte de los socios implementadores y PNUD.
- Coordinar y apoyar a los asistentes y coordinadores de proyectos para sacar adelante requerimientos administrativo de PNUD y hacer seguimiento a su resolución exitosa.
- Con el apoyo de los/as asistentes administrativos de los proyectos, brindar soporte en las actividades administrativas y operativas relacionadas a funciones diarias como organización, logística de seminarios, talleres, viajes y manejo de correspondencia.
- Apoyar el proceso de cierre administrativo de los proyectos, cumpliendo con las normas o políticas de PNUD.
- Mantenimiento de un sistema de archivo digital y físico con documentación relevante de los proyectos
- Control de los documentos habilitantes para pagos, preparación de la documentación para pagos y reportes financieros para proyectos NIM/DIM; procesamiento de PO's y vouchers para proyectos. Entrega de insumos para informes, incluyendo informes para donantes.
- Provisión de información para formulación de planes de trabajo y presupuestos seguimiento de transacciones, asegurando que están registradas correctamente y posteadas en las correspondientes plataformas en conformidad con el sistema de control de gastos.
- Apoyo en revisiones presupuestarias para baja o incremento de techo, ajustes anuales y/o nuevas contribuciones de donantes.
- Apoyar el proceso de cierre financiero de los proyectos, cumpliendo con las normas o políticas de PNUD.
Acuerdo Institucional:
- Esta posición reporta a la Responsable del Área de Ambiente y Energía y a la Asociada de Programa en el ámbito administrativo.
Competencias:
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Competencias Organizacionales:
- Lograr resultados:
- Nível 1: Planifica y monitorea su trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad dentro del plazo establecido
- Pensar de forma innovadora:
- Nível 1: Apertura a ideas creativas. Soluciona los problemas de forma pragmática y con mejora continua
- Aprender continuamente
- Nível 1: Mentalidad abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, solicita retroalimentación
- Adaptarse con Agilidad
- Nível 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambigüedad e incertidumbre, muestra flexibilidad
- Actuar con determinación
- Nível 1: Muestra interés y motivación, es capaz de desempeñarse con calma en situaciones bajo presión, muestra confianza en sí mismo
- Comprometerse y Asociarse
- Nível 1: Demuestra compasión y comprensión hacia los demás, forma relaciones positivas
- Facilitar la diversidad e Inclusión
- Nível 1: Valora y respeta las diferencias, tiene presente los prejuicios inconscientes y confronta la discriminación
Competencias Interfuncionales y Técnicas:
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Area Temática:
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Nombre:
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Definición:
- Administración y Operaciones
- Gestión de documentos y registros
- Gestión global de documentos (físicos o electrónicos); política de registro y retención incluyendo guardado y archivo.
- Módulo de viajes y gastos del ERP
- Conocimiento del módulo de viajes y gastos del ERP; capacidad para prestar apoyo mediante servicio de asistencia al PNUD y otros organismos de la ONU.
- Manejo de Datos
- Conocimiento de la ciencia de la información, las habilidades para desarrollar herramientas de gestión
